Постановка и автоматизация управленческого учета группы компаний «Тропик»

Создание уникальной функциональной информационной системы, объединяющей в себе систему складской логистики, KPI складских и сервисных бизнес-процессов, модуль учета торговых операций, а также комплекс процессов по сбору и аналитике управленческой информации.

О заказчике

Группа компаний «Тропик» – один из ведущих поставщиков свежих овощей и фруктов на российском рынке. «Тропик» ведет свою деятельность с 1993 года. Сегодня в активе компании — прямые поставки свежих фруктов и овощей из Марокко, Египта, Аргентины, Эквадора, Израиля, Турции, ЮАР и стран Европы, собственные складские комплексы, подразделения в Туле, Москве и Санкт-Петербурге, а в числе клиентов — ведущие торговые сети России.

Проблемы и задачи

Руководство группы «Тропик» в 2004 году обратилось в компанию, позднее вошедшую в ГК «Интарис», за помощью в постановке управленческого учета и его дальнейшей автоматизации. На момент начала проекта компания «Тропик» уже использовала ранее внедренную систему оперативного учета. Недостатком этой системы была возможность оперативного учета только для основных торговых операций.

Разрастающийся бизнес группы включал восемь юридических лиц с различными системами налогообложения и местоположением в разных городах. Для финансового учета использовалось несколько баз данных, которые не содержали информации, необходимой для полноценного учета. Часть активов компании требовала многовалютного учета и подсчета в связи с этим курсовых и суммовых разниц. Руководство компании понимало, что настало время внедрения единого подхода к учету всех активов группы для более эффективного управления ими.

Решение

Целью данного проекта стало создание единой комплексной учетной системы, решающей следующие задачи:

1. Сбор и обработка оперативной управленческой информации обо всех хозяйственных операциях в разрезе всех юридических лиц и филиалов в других городах.
2. Формирование ежедневной достоверной управленческой отчетности по всем юрлицам и филиалам в многочисленных аналитических разрезах.
3. Ежемесячное предоставление собственникам консолидированного отчета о доходах и расходах и единого управленческого баланса группы компаний.

Сложность поставленных задач требовала системного подхода к их решению и привлечения со стороны заказчика дополнительных ресурсов и квалифицированных сотрудников. Поэтому в начале проекта была сформирована проектная группа, в которую вошли ведущие специалисты финансовой службы компании «Тропик».

Бизнес-обучение. Проектная группа со стороны заказчика прошла корпоративное обучение на курсах «Интарис» по управлению финансами и методологии постановки управленческого учета.

Консультирование. На следующем этапе проекта необходимо было сформировать единую методологию ведения управленческого учета предприятия заказчика. Прежде чем приступить к автоматизации, необходимо было сформировать структуру центров финансового учета компании, структуру бюджетов, учетную политику и зафиксировать другие важные методологические моменты.

Указанная информация была систематизирована и отражена в разработанных регламентах, в которых были описаны:

• финансовая структура (перечень Центров финансовой ответственности - ЦФО);
• перечень статей доходов и расходов;
• перечень статей движения денежных средств;
• структура управленческого баланса.

Далее было сформировано техническое задание на доработку используемой системы оперативного учета для обеспечения полного накопления информации, используемой в целях управленческого учета.

Автоматизация. В результате реализации проекта специалисты «Интарис» создали на платформе «1С:Предприятие» уникальную систему, предоставляющую пользователям возможность самостоятельно вести оперативный и управленческий учет всех хозяйственных операций группы, в трех валютах, с автоматическим расчетом курсовых и суммовых разниц в ежедневном режиме.

Реализованная система имеет следующие функциональные особенности: управленческий учет ведется без использования управленческого плана счетов, однако внутренними учетными механизмами информационной системы строго контролируется результат баланса операций с эмуляцией двойной записи. Подобное решение стало необходимым технологическим выходом, поскольку разработанная информационная система объединила в себе системы оперативного и управленческого учета и одновременно позволила упростить контроль за достоверностью данных. Аналитический учет поддерживает более 10 видов различных разрезов аналитик. Учет ведется в основной валюте, однако при этом поддерживается и многовалютный учет требуемых операций с автоматическим подсчетом курсовых и суммовых разниц.

Пользователь имеет возможность настраивать следующие учетные параметры:

• произвольные статьи доходов и расходов;
• перечень ЦФО;
• структуру управленческого отчета о доходах и расходах;
• структуру управленческого баланса;
• аналитические разрезы на каждой статье баланса.

В рамках внедрения были разработаны специальные программные процедуры, производящие автоматическую расстановку электронных документов в журнале операций, а также специальные проверочные процедуры, которые существенно ускорили подготовку ежедневной управленческой отчетности.

Результат проекта

Разработанная специалистами «Интарис» информационная система решила все задачи заказчика в рамках постановки и автоматизации финансового и управленческого учета, а также консолидации разрозненных учетных данных, что позволило руководству и владельцам компании ежедневно получать максимально достоверную информацию в единой информационной среде и более эффективно управлять бизнесом.

В результате автоматизации управленческого учета у группы компаний «Тропик» появился эффективный инструмент, предоставляющий такие возможности, как:

• составление ежедневной достоверной управленческой отчетности;
• повышение оперативности и достоверности управленческой отчетности;
• ежемесячное предоставление собственникам консолидированного отчета о доходах и расходах и единого управленческого баланса группы компаний;
• ежедневное управление текущими операциями компании на основе своевременной объективной информации.