«Вы что, и пальцы за меня загибать будете?»

Не говорите, что эта проблема сложна. Будь она проста - не было бы проблемы.

Тот, кто хоть раз пробовал выбрать тот или иной программный продукт для автоматизации работы предприятия, знает, какой это непростой процесс. Предложение настолько велико, а приемы маркетинга в ряде случаев настолько изощренны, что для того, чтобы не совершить ошибки, единственный способ – подойти к выбору системно.

В случае с системами автоматизации бюджетного управления (далее – САБУ) задача еще более усложняется, так как на российском рынке их представлено уже несколько десятков. При этом они столь разнотипны, что их не просто даже классифицировать. Формат данной статьи не позволяет подробно рассмотреть все тонкости процесса выбора (пожалуй, эта тема достойна отдельного исследования). Поэтому постараемся рассмотреть наиболее важные моменты, которые, хотя и не гарантируют полную безболезненность выбора САБУ, но все же помогут снять остроту проблемы.

Какие они бывают?

Что же это за несколько десятков программ? Прежде всего, их можно разделить на два больших лагеря: отдельные специализированные программные пакеты, автоматизирующие бюджетное управление (например, «1С:Консолидация», «Инталев: Корпоративные финансы», «PlanDesigner») и комплексные информационные системы (КИС), имеющие модуль бюджетного управления (SAP, «1С:Управление производственным предприятием», Microsoft Dynamics AХ, «1С:Управление небольшой фирмой» и др.).

Особенностью первых является их направленность на автоматизацию определенных функций, таких как составление бюджетов, сопоставление плановых и фактических данных, построение прогнозов и т. п. В то же время любая система бюджетного управления требует настройки функции обмена данными с существующими на предприятии учетными системами для сопоставления плановых и фактических показателей. Построение механизма обмена порой является довольно трудоемкой задачей. С этим ограничением успешно справляется компания «1С», применяя встроенные стандартные подсистемы интеграции со своими решениями из линейки «1С:Предприятие».

Использование же бюджетного модуля КИС, безусловно, помогает решить проблемы с получением фактических данных из учетной системы, т.к. модуль бюджетного управления является, по сути, частью программы и работает с общими структурами данных системы. Однако в большинстве в таких комплексных системах слабо развит функционал инструментов планирования.

С чего начать?

Как ни странно это звучит, но первый вопрос, который стоит себе задать, не «что эта программа должна делать?», а «для чего все это надо?» Нам надо определить, каковы цели автоматизации бюджетного управления, и какими могут быть пути их достижения? Согласитесь, размытое «дальнейшее развитие системы бюджетного управления» и конкретное «рост производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетном планировании» в качестве ответа звучат по-разному. И, соответственно, ваш ответ напрямую повлияет на определение путей достижения этих целей и результаты разработки системы критериев, по которым вы потом будете выбирать конкретный продукт.

Критерии успеха

Критерии следует определять исходя из сформулированных целей и задач автоматизации. Основными критериями являются такие, как «стоимость решения», «функциональность продукта» и «масштабы бизнеса предприятия».

По стоимости решения САБУ можно условно разделить на две группы: с небольшой ценой внедрения (минимум функциональности) и дорогостоящие решения (широкий функционал).

Если предприятие готово инвестировать значительные средства в автоматизацию бюджетного управления, ему следует удостовериться в высокой вероятности успешного внедрения системы. Какой бы замечательной ни казалась программа на первый взгляд, следует серьезно задуматься перед покупкой, если успешных примеров ее внедрения крайне мало или вовсе нет.

Критериями оценки функциональности программных продуктов для САБУ служат соответствие возможностей программы потребностям системы управления предприятия, а также глубина этих функциональных возможностей (например, наличие взаимосвязи статей бюджетов по периодам, возможность связи с первичными документами и т.п.). В качестве дополнительных функциональных критериев можно использовать удобство интерфейса, технологические особенности и т.п. Но удобнее функциональность САБУ сгруппировать по следующим характеристикам:

• состав и свойства информационных объектов системы (таких, как документы, справочники, отчеты, журналы и т.п.);
  
• применяемые в системе алгоритмы;
• архитектура и организация работы пользователей с системой;
• платформа и средства интеграции.
  

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении программных продуктов для бюджетного управления, это состав ее информационных объектов. Именно они характеризуют информационную мощность системы, т. е. определяют, какими понятиями и с какой степенью детализации можно оперировать при осуществлении процесса бюджетного управления. Такими объектами являются, например, справочники или как их еще называют, классификаторы системы.

Структура классификаторов (справочников) системы, в разрезе которых осуществляется бюджетирование, определяет «многомерность» аналитик системы. Такими аналитиками могут быть, например, «финансовая структура», «статьи», «валюта», «продукты, услуги», «клиенты, поставщики» и т.п. Ряд систем поддерживает произвольный набор аналитик.

Алгоритмы САБУ – это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчеты, используемые в системе. Чем больше в системе разнообразных алгоритмов и процедур расчета, тем в большей степени удается достичь автоматизации процесса бюджетного управления. Особенно полезны эти алгоритмы на этапах планирования и формирования данных для анализа. Среди алгоритмов можно выделить группы алгоритмов планирования, алгоритмов учета исполнения бюджетов, алгоритмов агрегации и консолидации, алгоритмов распределения (например, разнесения косвенных затрат), алгоритмов расчета финансового результата.

Большое влияние на выбор программы для САБУ оказывает принятая на предприятии практика бюджетирования, а именно – кто и в какой мере вовлечен в этот процесс. Если это задача, в основном, планового отдела, а остальные подразделения в планировании участвуют на уровне сводных показателей, то зачастую достаточно наличия Excel и специалиста, выполняющего консолидацию данных из него. Но если на подразделения возложена большая ответственность по работе с бюджетом, то необходима организация их согласованного взаимодействия. И в этом случае системы с архитектурой, работающие в единой базе данных, будут гораздо удобней.

Платформа, предусмотренная в САБУ, должна удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. Если предприятие использует программные продукты на платформе «1С:Предприятие», то, возможно, имеет смысл рассматривать решения на этой платформе. Ведь в ином случае процессы загрузки/выгрузки данных могут быть сильно усложнены и дорогостоящи для внедрения.

Критерий масштабов бизнеса предприятия напрямую влияет на выбор решения. Для небольшого бизнеса не требуется, например, такой функциональности, как «документооборот и отслеживание процесса формирования бюджета», поскольку процесс легко управляем. Для большого предприятия со сложной финансовой и бюджетной структурой такая функциональность может быть очень важной, поскольку она позволит значительно сократить время формирования и утверждения бюджета.

В любом случае, определить, насколько программный продукт соответствует масштабам бизнеса предприятия, помогут следующие характеристики:

• требования к архитектуре программы;
• производительность и надежность;
• возможность масштабирования (насколько программа поддерживает увеличение объема операций);
• наличие и эффективность интеграции с другими программными продуктами, как уже существующими на предприятии, так и запланированными к внедрению;
• качество и стоимость дальнейшей поддержки системы;
• соотношение функциональность/стоимость;
• потенциал развития и поддержки программы ее поставщиком.

О внедрении

Чтобы система автоматизации бюджетного управления была успешно внедрена, необходимо учесть множество факторов, которые относятся, скорее, к общему уровню управленческой культуры компании, к уровню развития ее системы управления.

В предыдущих статьях про бюджетное управление (см. «Тульский бизнес-журнал» №10 статья «Где деньги, Зин?», №11 - статья «Не хотите Вавилонскую башню из денег?») мы писали, что система бюджетного управления (СБУ) – не только совокупность взаимосвязанных бюджетов, это обязательно и готовность менеджеров брать на себя ответственность, и ориентация на поддержку смежных функциональных подразделений, ведь финансовые показатели ЦФО взаимосвязаны. СБУ – это система достаточно жестких процедур, которые, с одной стороны, облегчают работу, а с другой – требуют от менеджмента дисциплины и подчинения единым правилам. А система автоматизации – лишь инструмент для реализации всего этого.

При внедрении на предприятии системы автоматизации бюджетного управления важно учитывать управленческую «зрелость» организации. Нельзя моментально перейти от управления, основанного на ощущениях и интуиции руководителя, к современным технологиям, поэтому начинать лучше с малого. Кроме того, нормальной системы бюджетного управления не может быть без адекватно функционирующих управленческого учета, стратегического управления, системы мотивации. Над всеми этими направлениями необходимо постоянно работать и совершенствовать упомянутые системы.

Что в итоге

Вывод из всего вышесказанного можно сделать следующий. Программные продукты для САБУ нужно выбирать на основе набора функций, которые они предлагают, ориентируясь, в конечном счете, на приоритеты своего предприятия, т.е. на критерии, которые диктуют его потребности в части совершенствования системы управления.

Гарантирует ли соблюдение всех перечисленных условий возможность легко справиться с выбором и внедрением новой САБУ без всяких проблем? Конечно, нет. Но, как и при любом серьезном выборе технологии, даже небольшие усилия, приложенные в направлении изучения этих технологий, помогут избежать крупных неприятностей в будущем.

Подводя итог, в заключение необходимо отметить, что для того, чтобы деньги, потраченные на приобретение и внедрение выбранного программного продукта, не оказались выброшенными на ветер, необходимо соблюдение целого ряда условий:

• правильной диагностики текущего состояния и задач предприятия;
• грамотной постановки методологии бюджетного управления;
• правильного выбора системы автоматизации с учетом требований, характерных для конкретного предприятия;
• профессионального внедрения и сопровождения системы.
  

Только тогда выбранная вами система станет действенным инструментом управления и повышения эффективности деятельности предприятия.