Оптимизация бизнес-процессов складской логистики и автоматизация системы управления складом ритейл-подразделения группы компаний «Тропик»

Возможность оперативного расчета ключевых показателей эффективности позволила руководству компании регулярно анализировать результативность выполнения складских и сервисных бизнес-процессов, и на основе объективной информации совершенствовать деятельность по обслуживанию клиентов.

О заказчике

Группа компаний «Тропик» – один из ведущих поставщиков свежих овощей и фруктов на российском рынке. «Тропик» ведет свою деятельность с 1993 года. Сегодня в активе компании — прямые поставки свежих фруктов и овощей из Марокко, Египта, Аргентины, Эквадора, Израиля, Турции, ЮАР и стран Европы, собственные складские комплексы, подразделения в Туле, Москве и Санкт-Петербурге, а в числе клиентов — ведущие торговые сети России.

Проблемы и задачи

После создания в тульском филиале компании «Тропик» ритейл-подразделения по обслуживанию розничных торговых сетей бизнес-процессы тульского склада стали более сложными и затратными. Новая деятельность по комплектации заказов и их доставке требовала современных подходов к управлению всеми складскими бизнес-процессами.

В этих условиях руководство Тульского подразделения компании «Тропик» поставило перед собой задачу повышения эффективности управления ритейл-подразделением, что, в свою очередь, требовало изменения принципов работы тульского склада и автоматизации управления складскими процессами. Для решения поставленных задач в 2005 году компания «Тропик» обратилась в группу «Интарис», сделав ставку на большой опыт «Интарис» в областях автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

Решение

Основными задачами проекта стали:

• оптимизация складских бизнес-процессов;
• повышение качества обслуживания клиентов ритейл-подразделения в г. Тула;
• создание системы оперативного управления деятельностью склада по приему, комплектации и доставке заказов клиентам компании;
• возможность анализа результативности выполнения складских и сервисных бизнес-процессов на основе ключевых показателей эффективности;
• учет автотранспорта, которым осуществляется доставка заказов покупателю (для доставки заказов используются собственный автотранспорт компании и автотранспорт компаний-перевозчиков).

Консультирование. Возможность анализа результативности бизнес-процессов на основе показателей эффективности была обязательным требованием заказчика, реализация которого обеспечила бы дальнейшее совершенствование складской деятельности.

После обследования деятельности склада и описания бизнес-процессов стало очевидно, что ряд ключевых бизнес-процессов деятельности на складе сильно упрощен и в существующем виде не обеспечивает возможность эффективного управления деятельностью склада.

Поэтому совместно с заказчиком было принято решение об оптимизации складских бизнес-процессов и разработке показателей их эффективности с помощью консультантов «Интарис».

Автоматизация. На основе результатов проведенной оптимизации бизнес-процессов было разработано техническое задание на разработку подсистемы управления складской логистикой. Особенностью проектируемой системы было то, что в процессе разработки ее интеграция с действующей автоматизированной системой производилась в режиме реального времени, органично дополняя существующий документооборот. Необходимость этого связана с тем, что было нецелесообразно прерывать основную деятельность склада по обслуживанию клиентов, которая осуществлялась ежедневно, без выходных дней. Разработанная автоматизированная система включила в себя следующие функции:

• фиксирование заявок клиентов;
• консолидация заявок клиентов в заявки на подбор товара для склада;
• учет прогресса комплектации заказов по заявке в течение всего периода подбора товара со склада;
• учет перехода товара в процессе комплектации по зонам склада;
• формирование маршрута доставки;
• формирование сопроводительных документов на товар;
• учет результатов доставки товара;
• учет возврата товара с маршрута доставки;
• анализ сервисной деятельности по доставке товара с помощью специализированных отчетов;
• формирование значений ключевых показателей эффективности складских и сервисных бизнес-процессов;
• механизмы учета использования автотранспорта в разрезе единиц транспорта, их маршрутов и связанных с этим расходов.

Обучение персонала. В связи с внедряемыми изменениями функции сотрудников склада были перераспределены. Был разработан новый регламент работы, и на его основании проведено обучение персонала.

Запуск автоматизированной системы производился через три месяца после начала проекта.

В регламент «Закрытия операционного дня» для склада были внесены необходимые изменения. При этом работа основного учетного подразделения склада, «закрывающего» операционный период (день), существенно не усложнилась.

Механизм формирования специальных управленческих отчетов новой складской системы позволяет производить сравнение плановых и фактических данных по трем переделам — «заказано», «списано со склада», «принято клиентом», а также расчет отклонений фактических данных от плановых в различных разрезах — товара, заявки клиента, маршрута, экспедитора и т.п.

Результат

Оптимизация складских бизнес-процессов и разработанная «Интарис» автоматизированная система позволили полностью реализовать поставленные задачи, решение которых было направлено на совершенствование систем управления складом и оперативного учета.
Возможность оперативного расчета ключевых показателей эффективности позволила руководству компании регулярно анализировать результативность выполнения складских и сервисных бизнес-процессов, и на основе объективной информации совершенствовать деятельность по обслуживанию клиентов.

Использование новых подходов к управлению складом и обслуживанию клиентов позволило тульскому подразделению компании «Тропик» привлечь дополнительных клиентов и существенно увеличить объем продаж.