«Эффективность ИТ: слепая вера или точная наука?»

Оригинал в PDF

Казалось бы, за прошедшие 5 лет с ускоренными темпами роста отрасли должна была уже появиться не одна авторитетная модель обоснования затрат и стоимости ИТ-систем. Однако заказчики до сих пор в первую очередь задают один и тот же простой вопрос: «А что мы получим, заплатив столько денег за компьютерную систему?».

Понятие «Отдача от инвестиций» используется при анализе эффективности вложения средств (инвестиций) в какие-либо проекты, задачи. Целью инвестиций может быть как получение прибыли от реализации товаров (услуг), произведённых с помощью сделанных инвестиций, так и достижение нефинансового результата – повышение производительности труда, оптимизация процессов, удовлетворённости клиентов и другие цели.

Одним из направлений вложения средств компаний разного профиля является развитие структур, обеспечивающих процессы обработки информации. При этом все они в той или иной степени применяют то, что уже давно и привычно называется «информационные технологии».

Существуют различные подходы к оценке эффективности произведённых вложений, различающиеся длительностью анализируемого периода, количеством используемых параметров, учётом изменения стоимости ресурсов и другими параметрами.

Но цель по сути одна – дать ответ на вопрос, заданный нашим клиентом.

Используемые определения

Итак, начнем с определения основных понятий

Наименование	Описание
Информационная система (ИС)	Информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств (149-ФЗ от 27.07.06г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
ИТ, IT, ИТ-структура	Решение, применяемое на конкретном предприятии. В него входит организационное, программное, аппаратное и другое обеспечение.
Жизненный цикл объекта (продукта, процесса и т.д.)	Стадии (состояния), в которых последовательно находится объект (продукт и др.) в процессе своего существования.
Методика оценки (объекта)	Набор действий, приводящих к получению требуемых сведений об объекте. Методики оценки со временем могут морально устаревать, заменяться другими.
Эффективность вложений	Отношение достигнутого результата от проведённых мероприятий к величине понесённых затрат за рассматриваемый период.
Результативность вложений	Достижение требуемого (положительного) результата от проведённых мероприятий (затрат) в целом.

Критерии эффективности

Выбор критерия оценки является ключевым параметром для оценки эффективности вложений в IT. В литературе описано большое количество критериев оценки эффективности вложений в различные проекты, но большая их часть касается случаев, в которых возможно оценить финансовый результат от реализации конкретного инвестиционного проекта.

В случае с вложениями в IT-структуру предприятия часто приходится иметь дело с проектами, не имеющие явного финансового результата. Инвестиции в развитие IT-структуры компании при этом могут являться частью более масштабных процессов, происходящих в компании (скажем, реинжиниринга бизнес-процессов или диверсификации бизнеса).

Поэтому при оценке эффективности вложений в любой объект важным параметром является выбор критерия оценки. Причем критерии могут как иметь, так и не иметь количественного выражения.

Немаловажным критерием оценки эффективности вложений является выбор периода времени, на который рассчитаны вложения. Как видно из предыдущего примера, полученные результаты не могли быть оценены ранее, чем прошёл некий отрезок времени, за который были накоплены данные для проведения оценки.

Методика оценки

В зависимости от планируемого результата инвестиций, необходимо принять методику оценки полученных результатов.

В общем случае, оценка эффективности сводится к принятию и исследованию экономико-математической модели процесса реализации проекта. Моделирование требуется для того, что бы процесс реализации проекта упростить, акцентируя внимание на существенных факторах. Малозначащие факторы зачастую просто отбрасываются. В результате объектом анализа становится не сам проект, а связанные с ним материальные, денежные, информационные потоки. В итоге проблема сводится к описанию параметров проекта языком денежных потоков и отражению интересов участников проекта в виде параметров.

Эту мысль можно проиллюстрировать примером внедрения ИС (информационной системы) на торговом предприятии.

Трудности ИС

Для автоматизации торгового зала была закуплена линия автоматизированных рабочих мест кассиров. Она была закуплена «под ключ» за рубежом и не имела готовых интерфейсов для обмена данными с уже имеющейся ИС. При этом имела достаточно развитый функционал: возможность ведения учёта товаров в отделах торгового зала в разрезе номенклатур, поддержка несколько видов прайс-листов, формировались кассовые и товарные отчёты и т.д.

Таким образом, при инвестировании в данную ИС решались вопросы организации товарных потоков торгового зала, кассового документооборота и автоматизированного формирования информационных потоков в систему и из неё.

В то же время для организации функционирования системы ИС торгового зала требовалось обеспечить обмен данными с внешними подсистемами предприятия – учётной (бухгалтерской), логистической, складской, финансовой и др.

При анализе возможных выгод от внедрения этого проекта необходимо было учесть все ресурсы, необходимые для её реализации. Это денежные средства на закупку оборудования, монтаж и наладку, стыковку с имеющейся ИС, поддержку и пр.. А также временные (сроки реализации каждого из этапов), организационные (необходимость изменения процессов предприятия, перенастройку существующей ИС, подготовку персонала) и т.д.

В качестве выгод от ввода новой системы рассматривались такие параметры, как увеличение производительности труда кассиров за счёт ускорения обслуживания покупателей, уменьшение влияния ошибок персонала, уменьшение времени подготовки отчётности и, соответственно, более быстрое реагирование на возникающие проблемы.

При представлении технико-экономического обоснования проекта руководству были представлены следующие аргументы: при реализации проекта будет увеличена производительность труда персонала торгового зала, усилен контроль за товарным запасом торгового зала, уменьшено количество ошибок, связанных с ручным ведением документов. Данные аргументы поддержали представители других отделов – финансового, логистического, бухгалтерии, продаж, маркетинга и других. Были опущены такие параметры, как марка закупаемого оборудования, необходимость прокладки новых сетей, обучение персонала. Они вошли в обоснование, но были признаны вторичными.

При принятии окончательного решения об инвестировании в IT-структуру торгового зала были оценены связанные с этим изменения в организации информационных и других потоков компании. Оценивались влияющие на решение параметры – требования других подразделений компании о предоставлении им различных сведений или организации требуемых им процессов.

В итоге были сформулированы стратегические цели проекта внедрения системы и критерии успешности его реализации. Принятое решение, соответствующее стратегическим целям проекта, в разной степени учитывало потребности различных структур компании в доступе к информационным потокам торгового зала, с учётом затрат на их реализацию.

Методика оценки эффективности внедрения системы учитывала то, что затраты будут производиться в течение нескольких месяцев, а отдача от внедрения системы будет выражаться в экономии средств на оплату труда, ускорении выполнения операций и т.д.

Вложения в поддержку системы оценивались на период в 5 лет, который был определён на основании экспертных оценок о сроке смены поколений электронной техники и периода, в течение которого поставщик гарантировал поддержку материальной части и оригинального программного обеспечения системы.

Жизненный цикл объекта вложений

При инвестировании в IT-структуру компании, независимо от конечных целей проекта, необходимо учитывать жизненный цикл объекта вложений. Отрасль информационных технологий характеризуется очень быстрой сменой поколений аппаратной и методической составляющих. Поэтому может оказаться, что существенные вложения будут обесценены через короткий промежуток времени.

Жизненный цикл любого объекта можно разделить на несколько фаз. Их название и содержание могут изменяться в зависимости от используемой модели, но в целом их можно описать так: подготовка к созданию объекта, создание объекта, эксплуатация объекта, анализ результатов и необходимая коррекция, вывод объекта из эксплуатации.

В зависимости от сложности реализации каждая из стадий жизненного цикла может являться отдельным проектом.

Например, для строительных компаний наиболее трудоёмкой является стадия подготовки к строительству объекта, так как в процессе её реализации в городских условиях требуется вывод из эксплуатации (снос) построенных ранее зданий находящихся на выделенной площадке. Реализация каждого такого мероприятия является уникальным проектом ввиду того, что каждый раз приходится решать новый набор связанных с демонтажом конструкций, вывозом мусора и отселением жителей.

При разработке новой или модернизации существующей информационной системы одинаково масштабными могут оказаться как задачи внедрения нового решения, так и вывод из эксплуатации существующего. В качестве примера можно привести реализацию в учебном заведении информационной системы, в которой бухгалтерия была достаточно оперативно автоматизирована на базе тиражного программного комплекса, а система управления разрабатывалась несколько лет с использованием СУБД Oracle. Каждый программный продукт использовал собственную базу данных. На стадии подготовки реализации системы совместная работа программных комплексов предусмотрена не была.

В результате на стадии опытной эксплуатации и коррекции отклонений были понесены дополнительные финансовые и временные затраты на исправление ситуации.

Особое внимание

Резюмируя, можно сделать вывод о том, что готовых подходов к оценке эффективности вложений в IT-структуру компании до сих пор нет. Однако к настоящему моменту можно с уверенностью сказать, на какие моменты стоит обратить особое внимание, чтобы, когда отдачу от инвестиций в ИТ все же научатся измерять достоверно и количественно, показатели оказались как минимум удовлетворительными.

Во-первых, важно перед началом работ по разработке и внедрению ИС запланировать подготовительные мероприятия и определить время, через которое можно будет оценить эффект.

Далее, ключевым этапом будет разработка системы оценки эффективности. Такие стандартные показатели, используемые для оценки отдачи от вложений, как ROI (Return On Investment) и TCO (Total Cost of Ownership), чаще всего не способны составить правдоподобную картину результатов внедрения. В связи с этим, критерии и показатели вырабатываются в зависимости от конкретных задач проекта.

Наконец, самый главный постулат: развитие информационных систем должно идти в строгом соответствии со стратегией развития самого предприятия. Несмотря на свою особую актуальность в эпоху глобальной информатизации, автоматизации и прочих атрибутов галопирующего развития высоких технологий, информационные технологии являются структурой, обслуживающей основное производство. По К. Марксу лишь оболочкой (формой), согласно современным оценщикам – элементом пресловутого трудно осязаемого goodwill’a.

Сутью же бизнеса является основное производство. Здесь надо помнить о том, что невозможно сделать превосходную обслуживающую структуру без превосходно организованного и оснащенного производства.

P.S. Мы не забыли о вопросе заказчика в начале статьи. Ответ на него пока звучит так: «Вы получите экономию на бизнес-процессах за счет их оптимизации, увеличение производительности труда и повышение прозрачности бизнеса. Сколько денег вы сэкономите и насколько прозрачнее станете – нам не известно».